Preguntas para capturar información (1)

Esta una de las partes más difíciles e importante de todo el ciclo de ejecución de una petición, ya que dependiendo de la información que captemos, así realizaremos el resto del trabajo. Por todo esto, las preguntas que realicemos nos han de garantizar:

1. Cubrir todos los aspectos funcionales, es decir, qué realizará el sistema y quién lo hará.
2. Cubrir todos los aspectos informativos, es decir, qué información gestionará el sistema.
3. Cubrir todos los aspectos técnicos, es decir, que las cosas funcionen donde han de funcionar.

Los dos primeros puntos nos proporcionan, en un sistema software, lo que se denomina el enfoque funcional (1) y el enfoque estático (2). Más adelante veremos en qué se convierte todo esto.

El tercer punto nos proporciona información de cómo se relacionan los otros dos enfoques.

Más adelante hablaremos sobre la siguiente capa y profundizaremos un poco más.

Preparar la Reunión

Como decíamos en la publicación anterior, lo primero que debemos hacer es identificar a los interlocutores, y éstos pueden ser:

• Clientes: Principalmente recabaremos información de clientes administrativos y técnicos para el primer acercamiento.
• Expertos en el dominio: Otros analistas de negocio que conozcan bien tanto lo que se hace actualmente como lo que se debería hacer, aunque sea en el caso perfecto (ya analizaremos luego su adecuación e idoneidad).
• Proyectos anteriores: No sólo recabaremos información de personas, sino también de la "documentación" de los proyectos anteriores realizados. Lo mismo estamos realizando un evolutivo o adaptativo de un producto ya realizado por nosotros o no.
• Otros profesionales de IT: Seguramente otros compañeros que estén trabajando en el área de IT habrán hecho proyectos para el mismo cliente. Son una fuente muy importante de información.

Y una vez que los tengo indentificados ¿qué hago?. Cogemos un taco de folios de papel para reciclar, los dividimos en cuartillas, y escribimos en cada una el nombre de la persona con la que nos vamos a reunir.

El siguiente paso dependerá del método elegido, pero me centraré en las entrevistas ya que es el más utilizado. El primer paso será preparar la batería de preguntas a realizar, y se las asignaremos a aquella o aquellas personas a las que se las debamos hacer (Sobre qué y cómo hacer las preguntas hablaremos en otro momento). De este modo tendremos un conjunto de cuartillas con preguntas a realizar, tal y como se puede observar en la siguiente imagen.

El siguiente paso consiste en identificar el orden, es decir, vamos a tener que reunirnos con unas personas antes que con otras ya sea por gerarquía (lo siento mucho pero es así), dependencias funcionales o entre las preguntas.

Con todo esto ¿qué hemos conseguido? Tener una planificación de reuniones y poder lanzar las convocatorias con un órden del día ¿cuál? la batería de preguntas que tiene asignada cada persona.

Lo siguiente, realizar las entrevistas, pero eso lo comentaré más adelante.

El Proceso de Captación

Bien, ya estamos en la primera fase de la ingeniería de requisitos la captación de información. El objetivo de esta fase es recabar, de todas las fuentes requeridas, la información relevante e implicada directamente con la petición. Para conseguir dicho objetivo se han detectado las siguientes actividades:

1. Preparar la Reunión: En esta actividad se identificarán los interlocutores necesarios, el método a utilizar en la realización, se prepararán las preguntas adecuadas y se lanzará la convocatoria.
2. Realizar la Reunión: Dependiendo del tipo de método utilizado, serán individuales o grupales, pero todas ellas han de tener una agenda y los participantes han de asistir preparados.
3. Analizar la Información: Toda información recabada durante las reuniones, ha de ser analizada para conocer si disponemos de información suficiente para pasar a la siguiente fase, o por el contrario hay que realizar otras para concretar o ampliar la información recabada.

¿Cómo saber todas estas cosas? Bueno, eso dependerá de los métodos utilizados, lo cual nos llevará un buen número de artículos.

Por dónde empezar

Normalmente es complicado saber, cuando nos remiten una petición del cliente, por dónde hemos de empezar. Bien, pues lo primero es establecer el punto de partida y el punto al que se quiere llegar. Y más concretamente, ¿qué deberíamos conocer de ese punto de partida y finalización? ¿qué se encuentra entre medias?


Punto de Inicio
A este punto lo denominaremos "Situación Inicial" y nos permite conocer el estado actual del cliente en relación a la petición que nos ha solicitado. Con el objetivo de conocer todos los aspectos relativos a su situación inicial deberemos recabar toda la información relacionada con:

• Calidad: Estándares de calidad implantados, utilizados,... hasta el momento.
• Procesos: Qué hacen. Esta información nos permitirá conocer cuales son sus procedimientos de trabajo, quién recibe qué, qué hace con ello y a quién se lo pasa.
• Métodos: Cómo lo hacen. Esta información nos permitirá conocer cómo hacen su trabajo (Ejm.: Si el proceso nos dice que tiene que validar los datos de un artículo, aquí nos dirá cómo hace esa validación).
• Herramientas: Con qué contamos. En este punto debemos conocer con qué elementos debemos de realizar los métodos, o el proceso completo. Las herramientas pueden ser de tres tipos:
• Artículos: Los artículos pueden ser artículos físicos, como un sello, o documentos o plantillas.
• Software: Programas informáticos que nos ayudan a automatizar ciertos procesos o métodos.
• Hardware: Máquinas informáticas utilizadas para la realización de operaciones. Es donde funciona el software.

Desarrollo de la Petición
El fin último es el desarrollo de la petición, pero en este punto debemos conocer cuál es la problemática o necesidad, en el ámbito del negocio, de nuestro cliente. Por eso, a este punto, lo llamaremos "Necesidad/Problemética", y contendrá el por qué de la petición a nivel de negocio. En ciertos ámbitos a este punto se le denomina "Justificación de Negocio".

Punto de Finalización
Como punto final de la contextualización, debemos conocer hacia dónde se quiere ir, a este punto lo llamaremos "Situación Final" y contendrá una descripción del estado en el que quedaría el negocio cuando esa problemática y/o necesidad estuviera resuelta. Para ayudarnos, podremos utilizar el mismo patrón que en en el primer punto:

• Calidad: Estándares de calidad implantados.
• Procesos: Procesos implantados, o lo que harán cuando la necesidad/problemática esté cubierta.
• Métodos: Cómo harán su trabajo.
• Herramientas: Artículos, Software y Hardware utilizado una vez se haya finalizado la petición.